Politica de confidențialitate
Ultima actualizare: 1 octombrie 2026
Această politică explică ce date personale prelucrează PPJ (portal Persoane Juridice, ppj.ro), de ce, cât timp le păstrăm, cui le transmitem și ce drepturi aveți. Partea A se referă la datele pentru care PPJ decide singur (operator). Partea B este acordul de prelucrare pentru datele din documentele firmelor dumneavoastră, pe care PPJ le prelucrează în numele dumneavoastră (persoană împuternicită, art. 28 GDPR).
1. Cine suntem
Operatorul este Ameriza Software SRL, CUI RO17992957, Nr. Reg. Com. J2005016379401, cu sediul în București, Sector 2, Str. Măgura Vulturului nr. 51, bl. 116A, sc. B, et. 3, ap. 55. Pentru orice întrebare sau cerere privind datele personale: [email protected].
Partea A. Date pentru care PPJ este operator
2. Ce date, de ce și cât timp
| Date | Scop | Temei (GDPR) | Cât timp |
|---|---|---|---|
| Email, parolă (doar ca hash), firma și CUI-ul indicate la creare, planul, setările contului | Crearea și administrarea contului, furnizarea serviciului | Contract, art. 6(1)(b) | Cât timp există contul |
| Cheia autentificării în doi pași (criptată), codurile de recuperare (doar ca hash) | Protecția contului | Contract, art. 6(1)(b) | Cât timp autentificarea în doi pași este activă |
| Linkuri de confirmare a emailului și de resetare a parolei (doar ca hash) | Confirmarea adresei, recuperarea accesului | Contract, art. 6(1)(b) | 24 de ore, respectiv o oră; o singură folosire |
| Încercări de autentificare, de creare de cont și de căutare: amprente criptografice ale emailului și ale adresei IP, nu valorile în clar | Limitarea încercărilor, protecția împotriva accesului neautorizat și a abuzului | Interes legitim (securitate), art. 6(1)(f) | Cel mult o zi |
| Adresa IP și răspunsul verificării anti-robot la autentificare și la creare de cont | Protecția împotriva conturilor create automat | Interes legitim (securitate), art. 6(1)(f) | Nu le păstrăm; sunt verificate în momentul cererii de Cloudflare Turnstile |
| Jurnale tehnice ale serverului web (adresă IP, pagina cerută, data și ora, browser) | Securitate, depanare | Interes legitim (securitate), art. 6(1)(f) | Cel mult 30 de zile |
| Jurnalul acțiunilor administratorilor PPJ asupra conturilor (dată, administrator, adresa IP a administratorului, contul vizat) | Evidența și controlul accesului administrativ | Interes legitim (securitate și responsabilitate), art. 6(1)(f) | 12 luni |
| Emailurile trimise de PPJ: destinatar, subiect, dată | Notificări, confirmări, avertizări despre cont | Contract, art. 6(1)(b) | Conținutul se șterge după trimitere; destinatarul și subiectul 30 de zile |
| Aplicațiile conectate prin MCP sau API: tokenuri (doar ca hash), numele aplicației, datele conectării, numărul lunar de întrebări | Accesul aplicațiilor autorizate de dumneavoastră, limitele planului | Contract, art. 6(1)(b) | Tokenul de acces o oră, tokenul de reîmprospătare 30 de zile; conexiunea și numărul de întrebări cât timp există contul sau până la deconectare |
| Date de facturare (denumire, CUI, adresă, nr. Reg. Com.) | Facturarea planurilor plătite | Obligație legală, art. 6(1)(c) | Cât timp există contul; facturile emise, 10 ani, conform legislației contabile |
| Statistici de vizitare: paginile vizitate, fără parametrii din adresă și fără conținutul documentelor | Îmbunătățirea site-ului | Consimțământ, art. 6(1)(a), dat din bannerul de cookie-uri | Doar dacă acceptați; păstrare conform setărilor Google Analytics, cel mult 14 luni |
Furnizarea emailului și a parolei este necesară pentru cont; fără ele serviciul nu poate fi folosit. Statisticile sunt opționale. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră și nu creăm profiluri. Serviciul se adresează profesioniștilor și nu este destinat minorilor.
La ștergerea contului, datele lui se șterg din baza de date. Copiile de siguranță ale serverului se suprascriu în aproximativ 30 de zile, după care datele nu mai există nici acolo.
3. Cui transmitem datele
Nu vindem date și nu le folosim în scop de marketing. Le transmitem doar furnizorilor necesari funcționării, care le prelucrează în numele nostru, pe bază de contract:
| Furnizor | Pentru ce | Unde |
|---|---|---|
| Ameriza Software SRL | Găzduirea serverului, a bazei de date, a arhivelor și a copiilor de siguranță | România |
| Twilio SendGrid | Trimiterea emailurilor (destinatar, subiect, conținut) | SUA |
| Cloudflare | Rețeaua prin care trece traficul site-ului, protecția împotriva atacurilor, verificarea anti-robot Turnstile | UE și SUA |
| Google (Google Analytics) | Statistici de vizitare, doar cu acordul dumneavoastră | UE și SUA |
Transferurile în SUA se fac pe baza Cadrului UE–SUA privind protecția datelor (Data Privacy Framework), la care sunt certificați acești furnizori, sau a clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Putem divulga date autorităților doar când legea ne obligă.
ANAF nu primește date de la PPJ: PPJ doar citește din SPV, cu tokenul obținut prin autentificarea dumneavoastră. Asistenții AI și aplicațiile pe care le conectați prin MCP sau API primesc datele la cererea dumneavoastră și sunt aleși și controlați de dumneavoastră; nu sunt furnizori ai PPJ.
4. Cookie-uri
Cookie-urile necesare păstrează sesiunea de autentificare, protecția formularelor și alegerea din bannerul de cookie-uri; fără ele contul nu funcționează. Cookie-urile de statistică (Google Analytics) se încarcă numai după ce le acceptați și sunt oprite implicit. Alegerea se poate schimba oricând din iconița din colțul paginii.
5. Securitate
Conexiunea este criptată (HTTPS). Tokenurile ANAF și cheile autentificării în doi pași sunt criptate în baza de date; parolele, tokenurile API și MCP, codurile de recuperare și linkurile primite pe email sunt păstrate doar ca hash. Accesul la documentele unei firme este permis numai conturilor pe care ANAF le confirmă pentru acel CUI. API-ul și MCP-ul doar citesc. Numărul de încercări de autentificare este limitat, iar autentificarea în doi pași este disponibilă pentru fiecare cont.
6. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces la date, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate, de opoziție la prelucrările bazate pe interes legitim și de retragere oricând a consimțământului, fără a afecta prelucrarea făcută până atunci. Cererile se trimit la [email protected] și primesc răspuns în cel mult o lună. Vă puteți adresa și Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.
Partea B. Acord de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR)
Această parte face parte din Termenii și condițiile PPJ și se aplică datelor personale din documentele firmelor adăugate în cont. Pentru aceste date dumneavoastră (clientul) sunteți operator, iar Ameriza Software SRL este persoană împuternicită.
7. Obiect, durată și natura prelucrării
- Obiect și scop: descărcarea din SPV a mesajelor e-Factura ale firmelor clientului, păstrarea, afișarea și căutarea lor, notificările pe email și accesul prin API și MCP pentru aplicațiile autorizate de client.
- Durată: cât timp contul și firma există în PPJ, în limitele de păstrare ale planului (60 de zile la Gratuit și Plătit, fără limită la Arhivă).
- Categorii de persoane vizate: reprezentanții, angajații și persoanele de contact ale clientului și ale partenerilor lui care apar în facturi, persoanele fizice autorizate și persoanele fizice cumpărătoare, destinatarii notificărilor adăugați de client.
- Categorii de date: nume, adrese, coduri de identificare fiscală, date de contact și conținutul tranzacțiilor din facturi și mesaje SPV; adresele de email pentru notificări. La facturile către persoane fizice, numele și CNP-ul cumpărătorului se anonimizează în baza de date la import; arhiva originală rămâne neschimbată, pentru descărcare de către client. Nu sunt prelucrate intenționat categorii speciale de date.
8. Obligațiile PPJ
- Prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului, care sunt acești termeni și acțiunile făcute din cont, inclusiv dacă datele ajung în afara UE. Dacă legea ne obligă la altă prelucrare, vă anunțăm înainte, când legea permite.
- Persoanele din echipa PPJ care pot accesa datele sunt obligate la confidențialitate. Accesul administrativ la conturi este jurnalizat.
- Aplicăm măsurile de securitate descrise la punctul 5.
- Clientul ne autorizează general să folosim furnizorii de la punctul 3. Anunțăm pe email orice furnizor nou sau schimbare cu cel puțin 30 de zile înainte; clientul se poate opune, caz în care poate închide contul fără costuri suplimentare. Furnizorii au, prin contract, obligații de protecție a datelor la fel de stricte.
- Ajutăm clientul, prin funcțiile contului și la cerere, să răspundă cererilor persoanelor vizate și la evaluările de impact sau la consultarea autorității, ținând cont de informațiile pe care le avem.
- Notificăm clientul pe email, fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de la constatare, despre orice încălcare a securității datelor lui, cu informațiile disponibile despre natura, efectele probabile și măsurile luate.
- La încetare, la ștergerea firmei din cont sau a contului, datele se șterg, iar copiile de siguranță se suprascriu în aproximativ 30 de zile. Clientul își poate descărca înainte arhivele. Nu păstrăm date după încetare decât dacă legea ne obligă.
- Punem la dispoziția clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestor obligații și permitem audituri rezonabile, anunțate cu cel puțin 30 de zile înainte, făcute de client sau de un auditor obligat la confidențialitate.
9. Obligațiile clientului
Clientul garantează că are temei legal pentru prelucrarea datelor din documentele firmelor sale și pentru adresele de notificare pe care le adaugă, că are dreptul să acceseze SPV pentru acele firme și că informează persoanele vizate conform legii. Clientul răspunde pentru aplicațiile și asistenții AI pe care îi conectează și pentru datele pe care le transmite prin ei.
10. Modificări
Modificările importante ale acestei politici se anunță pe email cu cel puțin 30 de zile înainte. Versiunea în vigoare este publicată la ppj.ro/confidentialitate.